Asistente Administrativo Bilingüe

Acerca de la Empresa

La University of Kentucky es una institución de educación superior pública, de investigación y coeducativa en Lexington, Kentucky. Fundada en 1865, la universidad está dedicada a la excelencia en la enseñanza, la investigación y el servicio. Somos un pilar de la comunidad de Kentucky, comprometidos con el avance del estado a través de la educación y el descubrimiento. Como uno de los principales empleadores de la región, ofrecemos un ambiente de trabajo dinámico y de apoyo donde los empleados pueden crecer profesionalmente y contribuir a una misión significativa.

Descripción del Trabajo

Buscamos un Asistente Administrativo Bilingüe altamente organizado y proactivo para unirse a nuestro equipo. Esta posición es crucial para garantizar operaciones de oficina fluidas y proporcionar apoyo administrativo esencial, tanto en inglés como en español. El candidato ideal será un excelente comunicador, competente en la gestión de tareas administrativas diversas y capaz de interactuar eficazmente con una población estudiantil, personal y facultativa diversa.

Responsabilidades Clave

• Proporcionar soporte administrativo completo a los departamentos o ejecutivos asignados.
• Gestionar calendarios, programar reuniones y coordinar arreglos de viaje.
• Preparar y editar correspondencia, informes y presentaciones en inglés y español.
• Actuar como punto de contacto principal para consultas telefónicas y por correo electrónico, respondiendo o redirigiendo según sea necesario, en ambos idiomas.
• Organizar y mantener sistemas de archivo, tanto físicos como digitales.
• Asistir en la preparación de presupuestos, seguimiento de gastos y procesamiento de facturas.
• Coordinar y apoyar eventos y actividades departamentales.
• Procesar formularios y documentos, asegurando la precisión y el cumplimiento de las políticas universitarias.
• Manejar información sensible y confidencial con la máxima discreción.
• Colaborar con otros asistentes administrativos y personal de apoyo para garantizar la cobertura y el apoyo interdepartamental.

Habilidades Requeridas

• Dominio oral y escrito fluido en inglés y español.
• Excelentes habilidades de comunicación interpersonal y organizacional.
• Competencia en Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar en un entorno de ritmo rápido.
• Atención al detalle y habilidades de resolución de problemas.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.

Cualificaciones Preferidas

• Grado Asociado en Administración de Oficinas, Negocios o un campo relacionado.
• Experiencia previa en un entorno de educación superior o corporativo.
• Familiaridad con los sistemas de gestión de bases de datos y registros.
• Experiencia en el uso de software de gestión de proyectos.

Ventajas y Beneficios

• Amplio paquete de beneficios de salud, dental y visión.
• Generoso plan de jubilación con contribuciones de la universidad.
• Opciones de matrícula reducida para empleados y sus familiares.
• Vacaciones pagadas, bajas por enfermedad y días festivos.
• Oportunidades de desarrollo profesional y capacitación continua.
• Ambiente de trabajo diverso e inclusivo.
• Programas de bienestar y acceso a instalaciones universitarias.

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