Secretaria escolar bilingüe – Recepción

Acerca de la Empresa

International Language Institute (ILI) San Diego es una institución líder dedicada a proporcionar educación lingüística de alta calidad y experiencias culturales enriquecedoras. Ubicados en el vibrante corazón de La Jolla, nos enorgullecemos de nuestro ambiente de aprendizaje diverso e inclusivo. Nuestro compromiso es ayudar a los estudiantes de todo el mundo a alcanzar sus metas lingüísticas y a prosperar en un entorno global.

Descripción del Trabajo

Buscamos una Secretaria escolar bilingüe organizada y proactiva para nuestra recepción en La Jolla. Esta posición es crucial para asegurar el buen funcionamiento de nuestras operaciones diarias y para proporcionar una primera impresión excepcional a nuestros estudiantes, padres y visitantes. El candidato ideal será el punto de contacto inicial para todas las consultas y brindará un apoyo administrativo integral a nuestro personal y facultad.

Responsabilidades Clave

• Recibir y dar la bienvenida a estudiantes, padres y visitantes en la recepción con una actitud profesional y amigable.
• Responder y dirigir llamadas telefónicas, correos electrónicos y consultas generales de manera oportuna y eficiente.
• Gestionar el calendario de citas y reuniones, coordinando la logística según sea necesario.
• Mantener registros de estudiantes y archivos administrativos actualizados y organizados.
• Apoyar en la inscripción de estudiantes, la distribución de materiales y la gestión de matrículas.
• Asistir en la preparación de documentos, informes y correspondencia escolar en ambos idiomas (español e inglés).
• Gestionar el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario.
• Colaborar con el personal docente y administrativo para asegurar una comunicación fluida y un soporte efectivo.
• Manejar transacciones financieras básicas y mantener registros de pagos cuando sea requerido.

Habilidades Requeridas

• Dominio bilingüe (escrito y hablado) de español e inglés.
• Mínimo 2 años de experiencia en un puesto administrativo o de recepción, preferiblemente en un entorno educativo.
• Excelentes habilidades de comunicación interpersonal y telefónica.
• Fuerte capacidad de organización y gestión del tiempo.
• Competencia en el uso de software de oficina (Microsoft Office Suite: Word, Excel, Outlook).
• Habilidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.
• Actitud proactiva, orientada al servicio al cliente y resolución de problemas.

Cualificaciones Preferidas

• Título de asociado o licenciatura en Administración de Oficinas, Educación o campo relacionado.
• Experiencia con sistemas de gestión de estudiantes (SIS) o bases de datos CRM.
• Conocimiento de las operaciones y la cultura de una institución educativa.
• Capacidad para trabajar bajo presión y priorizar tareas de manera efectiva.

Ventajas y Beneficios

• Salario competitivo basado en la experiencia.
• Paquete de beneficios de salud integral (médico, dental y visión).
• Plan de jubilación 401(k) con contribución de la empresa.
• Vacaciones pagadas y días festivos.
• Oportunidades de desarrollo profesional y crecimiento.
• Ambiente de trabajo colaborativo y de apoyo en una comunidad internacional.
• Descuentos en cursos de idiomas para empleados.

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