Asistente Administrativo Bilingüe

Acerca de la Empresa

La Universidad de Duke es una de las instituciones de educación superior e investigación más prestigiosas del mundo, comprometida con la excelencia en la enseñanza, la investigación y el servicio. Ubicada en Durham, Carolina del Norte, Duke es una comunidad vibrante dedicada a hacer contribuciones significativas a la sociedad, fomentando un entorno de innovación y colaboración.

Descripción del Trabajo

La Universidad de Duke busca un Asistente Administrativo Bilingüe (español/inglés) altamente organizado y proactivo para unirse a nuestro equipo en Durham, Carolina del Norte. Esta posición es crucial para garantizar la fluidez de las operaciones diarias y servir como un punto de contacto esencial para nuestra comunidad multilingüe. El candidato ideal será un comunicador excepcional con fuertes habilidades interpersonales y una capacidad demostrada para gestionar múltiples tareas en un entorno dinámico y acelerado. Apoyará a varios departamentos y personal, manejando una amplia gama de tareas administrativas.

Responsabilidades Clave

• Gestionar la correspondencia y las comunicaciones, tanto escritas como verbales, en español e inglés, con fluidez y precisión.
• Programar y coordinar reuniones, citas y eventos, incluyendo la preparación de agendas y el material de apoyo necesario.
• Mantener y organizar sistemas de archivo físicos y digitales de manera eficiente y confidencial.
• Asistir en la preparación y edición de informes, presentaciones, hojas de cálculo y otros documentos administrativos.
• Servir como el primer punto de contacto y enlace entre el personal, los estudiantes, los visitantes y las partes interesadas hispanohablantes.
• Coordinar arreglos de viaje y logísticos para el personal, incluyendo reservas de vuelos, hoteles y transporte terrestre.
• Manejar solicitudes de información general, responder consultas telefónicas y por correo electrónico, y dirigir a las personas al departamento o individuo adecuado.
• Realizar tareas generales de oficina como fotocopiar, escanear, archivar, gestionar el correo y pedir suministros de oficina.
• Apoyar proyectos especiales y otras tareas administrativas según lo asignado por la gerencia.

Habilidades Requeridas

• Dominio bilingüe (escrito y hablado) del español y el inglés.
• Excelentes habilidades de comunicación interpersonal y organizativas.
• Competencia avanzada en Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Capacidad probada para trabajar de forma independiente, priorizar tareas y cumplir plazos en un entorno de ritmo rápido.
• Atención meticulosa al detalle y compromiso con la precisión en todas las tareas.
• Habilidad para mantener la confidencialidad de la información sensible.
• Fuertes habilidades de resolución de problemas y adaptabilidad.

Cualificaciones Preferidas

• Título de asociado o licenciatura en Administración de Empresas, Comunicación, Relaciones Públicas o un campo relacionado.
• Experiencia administrativa previa (2+ años) en un entorno universitario, educativo o corporativo.
• Familiaridad con los sistemas de gestión de bases de datos (CRM) y software de programación de calendarios.
• Experiencia en el apoyo a diversos equipos y departamentos con requisitos variados.
• Comprensión de la cultura y la dinámica universitaria.

Ventajas y Beneficios

• Paquete integral de seguro de salud, dental y de visión para empleados y sus familias.
• Generoso plan de jubilación con contribuciones de la empresa y opciones de ahorro flexibles.
• Amplias vacaciones pagadas, días festivos y licencia por enfermedad para un equilibrio saludable entre vida laboral y personal.
• Oportunidades de desarrollo profesional y acceso a programas de formación continua y talleres.
• Acceso a las instalaciones, bibliotecas, gimnasios y eventos culturales de la universidad.
• Programas de bienestar y apoyo al empleado.
• Ambiente de trabajo colaborativo, inclusivo y de apoyo.

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